Protokoll

fra møte i Enebakk kirkelig fellesråd 14. desember 2006

i Enebakk kapell fra kl. 19.00 til kl. 21.00

Behandlede saker: Arkiv 9506/012.2

Sakene 25-32/06

Innkalling og sakliste (med endringer i sakene 30, 31 og 32) samt protokoll fra 9. november 2006 ble godkjent.

EKF-sak 25/06 Kirke på Flateby – Godkjenning av forprosjekt

EKF-sak 26/06 Valg av leder og nestleder for 2007

EKF-sak 27/06 IA-avtalen – Mål og handlingsplaner 2006-2009

EKF-sak 28/06 Gravplass for utensoknsboende

EKF-sak 29/06 Søknad om fritak

EKF-sak 30/06 Regnskapsrapport og budsjettjusteringer

EKF-sak 31/06 Budsjettjusteringer 2007

EKF-sak 32/06 Utvidelse av Mari kirkegård – forprosjekt

Eventuelt

Spørsmål fra Hans Guslund vedrørende julegrantenning

Orienteringer:

Neste møte er fastsatt til torsdag 1. mars 2007 kl 19.00.

Vedtakene er enstemmige dersom ikke annet framkommer i den enkelte sak.

Til stede: Anne Stanger, Anne-Helene Skjæret, Dag Sundvold, Hans Guslund og Lars Inge Magerøy. Per Kongsnes møtte til sak 25/06.

Forfall: Wencke Butenschøn og Ivar Ola Opheim.

Referent: Grete Dihle

Underskrifter:

Utskrifter:

Alle medlemmer og varamedlemmer i fellesrådet, ledere i menighetsrådene, prestene, prosten, kommunen, mediene og kirkevergen.

EMR-SAK 33/06

EKF-SAK 25/06 KIRKE PÅ FLATEBY – GODKJENNING AV FORPROSJEKT Arkiv 460

Saksbehandler: Per Kongsnes

Vedlegg:

Det vises til tidligere utsendt materiale.

Sammendrag:

I henhold til kirkelovens § 9 skal menighetsrådet forberede og gi innstilling til avgjørelse i alle saker som legges fram for menighetsmøtet. Dette gjelder bl.a. i sak om oppføring av kirke i soknet. Denne saken gir derfor en redegjørelse for forprosjektets innhold og de økonomiske forhold knyttet til bygging og drift av kirke på Flateby. Saken munner ut i en tilråding overfor menighetsmøtet 10. desember 2006.

Bakgrunn:

Menighetsmøtet i Enebakk menighet 9. desember 1979 gikk på grunnlag av en enstemmig innstiling fra Enebakk menighetsråd i sak 32/79 inn for bygging av kirke på Flateby. Enebakk kommunestyre vedtok i 1983 å bygge kirke og kjøpte i 1992 tomt til kirka. Denne ble i 2005 overført til Enebakk kirkelige fellesråd i tråd med kirkelovens bestemmelser.

Arkitektene Åmland, Lauvland og Høgenhaug vant høsten 2005 førstepremie i den offentlige konkurransen om utforming av ny kirke på Flateby med prosjektet Gloria. Vinteren/våren 2006 ble det fra Kirkeringen på Flateby, Enebakk menighetsråd og Enebakk kirkelige fellesråd stilt midler til disposisjon for å få utarbeidet et forprosjekt. To av de vinnende arkitektene, Åmland og Lauvland, etablerte en prosjekteringsgruppe som representerte de ulike fagområdene. Enebakk kirkelige fellesråd inngikk kontrakt med disse og Blå landskapsarkitekter om utarbeiding av forprosjektet.

I arbeidet har det vært nær kontakt med departementets kirkekonsulent og oppdragsgiver. Etter at forprosjektet ble overlevert, har plankomiteen for kirke på Flateby og flere arbeidsgrupper med representanter for framtidige brukere vurdert prosjektet og kommet med innspill som Enebakk menighetsråd inviteres til å ta med i sin vurdering av forprosjektet.

Det er lagt opp til følgende ”kjøreplan” lokalt før oversendelse til Kultur- og kirkedepartementet for godkjenning:

29.11.: Menighetsrådet vedtar innstilling til menighetsmøtet

10.12.: Menighetsmøte i Enebakk menighet

14.12.: Enebakk kirkelige fellesråd vedtar endelig konklusjon vedrørende det framlagte forprosjektet.

21.12.: Saken oversendes Kultur- og kirkedepartementet via prost og biskop.

Enebakk kommune, som skal behandle bevilgningene til kirkebygget, vil behandle saken i formannskapet 29. januar og kommunestyret 12. februar 2007.

Saksopplysninger:

Kirkevergen vil dele gjennomgangen av forprosjektet i to deler, en redegjørelse for selve kirka og den tiltenkte bruken av den, og en orientering om den økonomiske siden ved saken.

Utforming og bruk av kirka

Kirkerommet

Selve grunntanken bak kirkerommet er sirkelformen og den åpne lysspalten i taket. Den omsluttende formen vil gi rommet intimitet og nærhet. Rommet åpner seg i taket ved at ”takflatene er glidd fra hverandre” og gir lys til rommet. I veggflaten er det utformet nisjer hvor orgel, lysglobe og sidealter er plassert.

Av hensyn til akustikken er sirkelflaten brutt med noen rette vegger. For ytterligere å gi mulighet til variert etterklangstid, noe som vil være nødvendig avhengig av hva slags lyd som skal formidles, er det på bakveggen (mot kirketorg og kirkestue) tatt høyde for et teppe som kan trekkes for. Dette vil ikke være aktuelt når dørene står oppe.

Ved siden av orgelet og bak alteret er det anlagt en forhøyning for kor, drama og andre fremføringer.

De enkelte elementene i det liturgiske inventaret (alter, døpefont og prekestol) har et felles språk. De er utformet i massiv, laminert furu. Alterpodiet er hevet 20 cm fra golvnivået.

Selve kirkerommet har plass for 240 personer.

Kirketorget og kirkestua

Det er lagt opp til en fleksibel løsning m.h.t. utnyttelse av kirketorg/kirkestue. Disse rommene er skilt fra kirkerommet ved hjelp av skyvedører/foldedører. Ved å åpne dørene inn til kirkerommet kan kirketorget og kirkestua legges til kirkerommet. Derved kan hele dette arealet åpnes opp som et stort samlende areal som gir plass til mer enn 500 personer.

Nært til kirketorget er det lagt til rette for en åpen kafé.

I tilknytning til dette arealet er det også et dåpsventerom som kan åpnes mot kirketorget når det er behov for ekstra mange plasser.

I kirkestua er det en hel vegg som er tilrettelagt for maleri-/kunstutstillinger.

Kontor- og møteromsdelen

Administrasjonen og kontordelen er plassert mot vest med direkte atkomst fra kirkebakken og fra parkeringsplassen. Det er regnet med kontorplasser for driftsleder, menighetsarbeider og leder for Frivillighetssentralen. I møterommene er det mulighet for å ha samtaler med prest.

Sentralt er det plassert et venterom med overlys for de som skal besøke kontorene. Her kan være et sted for informasjon og presentasjon av de kirkelige aktiviteter.

Mot sør er det lagt inn et møterom som kan deles i to med skyvedør.

Underetasjen

Denne etasjen har egen inngang fra nedre plan, men har også forbindelse med hovedetasjen både via trapp og heis. Etasjen rommer garderobe og toaletter, ungdomslokaler, lager og redskapsbod med egen kjøreinngang. I tillegg er alle de tekniske rom plassert i denne delen av bygningen.

Kirketårnet

er planlagt som en åpen løsning hvor klokkene kan sees fra bakken.

Stillerom

Det runde rommet ved siden av inngangsodørene er tenkt som et stillerom med tilgjenglighet døgnet rundt.

Uteområdet

Tomta er på nær 6 000 m² og ligger sentralt i boligområdet. Det er prosjektert en bygning i to etasjer, hvor begge har utgang på terreng.

Parkeringsplassen er klart og tydelig atskilt fra hovedinngang og møteplassene foran kirkebygget og har plass for 40 biler. Innkjøringen er fra øverst i Lønneveien. Denne innkjøringen vil også benyttes av renovasjonsbil og biler med varelevering til kjøkkendelen på sørvestsiden av bygningen. Underetasjen har innkjøring fra Melgårdshagan. For de som har behov, er det av-/påstigning både foran hovedinngangen og inngangen til underetasjen.

Både rommet/plassen foran byggets hovedinngang på øvre nivå og rommet/plassen på nedre nivå utenfor underetasjen vil gi muligheter for opphold, møte og lek. En slak hagevei forbinder øvre og nedre nivå, mens en planlagt granittrapp vil være den raskeste forbindelsen mellom de to planene. Granittrappen er tenkt som en god trapp å gå i, men også å sitte i. Arealet mellom øvre og nedre plan er planlagt som en grasbakke som kan brukes som amfi ved arrangement på plassen nede.

Langsmed hageveien er det lagt inn lekeaktiviteter for barn i tilstøtende nisjer, en stor/interessant stein, en balansebom, en sandkasse, og en stubbe/trestokk. I tillegg vil asfaltplassene kunne brukes til både paradishopp og tauhopping. På P-plass kan det vurderes basketball i perioder på dagen med lite parkeringsbehov.

Konstruksjonmessige forhold

Veggene i kirkerommet er utført som diafragma-vegger med tegl utvendig og innvendig. Det er også brukt tegl utvendig og innvendig i kirkestua og i kirketorgets vestvegg. Øvrige vegger i denne delen av bygningen er i hovedsak i glass. I kontordelen er det brukt tegl utvendig og bindingsverk og plater innvendig. Veggene i kontordelen har forsterket lydisolering.

Takkonstruksjonen i kirkerommet består av langsgående stålgitterdragere, mens det i kirkestua og kirketorget er laminert trekonstruksjon som hviler på søyler. I kontordelen er det brukt stålplater som hviler på bæreveggene.

Det er i kostnadskalkylen medregnet radonsikring av alle golv på grunn.

Energibehovet dekkes i det vesentlige av varmepumpe fra fjell supplert med oljekjel. Investeringen i varmepumpe vil ut fra estimert energibehov og dagens energipriser være nedbetalt i løpet av 4 år, og vil deretter gi en besparelse i energikostnadene på ca 5 millioner kroner over 20 år.

Brukergruppenes vurdering

Følgende brukergrupper har vært i arbeid og sett på de foreliggende tegninger av forprosjektet:

Brukergruppe for kultur og musikk

Brukergruppe for barn og ungdom

Brukergruppe for funksjonshemmede

Brukergruppe for kirkens ansatte

I tillegg har plankomiteen for kirke på Flateby avgitt uttalelse.

Brukergruppene synes i det vesentlige å være positivt innstilt til det foreliggende prosjektet. En del vesentlige merknader er imidlertid av en slik karakter at de først vil være aktuelle når prosjektet går over i detaljeringsfasen. I det følgende vil kirkevergen derfor konsentrere seg om de merknader som har betydning i forprosjektfasen. (Kun i enkelte tilfelle vil det bli referert til hvilken gruppe som har uttalt det som gjengis.)

Arkitektene har ved utarbeidelse av møbleringsplanen for kirkerommet satt inn som fast installasjon en tre-trinns kortrapp i betong. Dette kan gjøre det frie arealet foran i kirken for trangt. Etter brukergruppenes vurdering bør kortrappa kunne bygges i teleskopform, slik at den kan skyves inn mot veggen og dermed øke disponibelt golvareal når det er behov for det.

Sakristiet ble etter anmodning fra kirkekonsulenten flyttet til det som opprinnelig var satt til lite lager. Løsningen innebærer at det ikke er noen ”skjermet” inngang til sakristiet, men at prestene må gå inn den vanlige hovedinngangen for å komme dit. Rommet vil imidlertid være et rent sakristi uten å bli brukt til andre formål.

Brukergruppene og plankomiteen for kirke på Flateby ser det som ønskelig å få gjeninnført en skjermet adgang til kirkerommet som kan brukes for ”aktører” som har særlige oppdrag foran i kirkerommet, enten dette nå dreier seg om dramaframføringer, spesielle musikkinnslag eller andre kulturelle eller kirkelige innslag. En slik gjeninnføring av denne veggen vil kunne redusere antall sitteplasser fra 240 til 225 i selve kirkerommet. Rådgivende ingeniør akustikk peker på at dette vil kunne ha positive konsekvenser for akustikken i kirkerommet.

Det er fra plankomiteen og brukergruppene påpekt nødvendigheten av at underetasjen blir ferdigstilt samtidig med hovedetasjen. I motsatt fall vil det lett kunne oppstå brukskollisjon, og det vil kunne være vanskeligere å få ungdom til å føle kirka som et naturlig samlingspunkt, ”deres” bygg.

Brukergruppene peker også på at kjøl/frys bør flyttes til bakkant av lager, slik at lager kan få dør direkte fra kirketorget av hensyn til lettere bruk av dette rommet.

Kirkekonsulentens merknader synes i hovedsak å være knyttet til det liturgiske inventaret. Disse merknadene bør kunne tas til følge uten at det har konsekvenser for selve bygget. Kirkevergen vil likevel peke på merknad 4, og mener at den sentrale plasseringen av døpefonten er så viktig sett ut fra dåpshandlingens betydning at en heller får ha en flyttbar døpefont, slik at den ikke blir stående i veien ved kistebegravelser.

De økonomiske konsekvensene av kirke på Flateby

Prosjekteringsgruppa som har utredet forprosjektet, hadde også som oppdrag å vurdere kostnadene med både bygging og drift av kirka. I denne vurderingen skulle ferdigstillelse av underetasjen gis som et tillegg, løsrevet fra kostnadene med selve kirka. Prosjekteringsgruppa har gjort dette, men i det følgende har kirkevergen tatt ønsket om ferdigstillelse av hele prosjektet samtidig til etterretning og utredet kostnadene ved bygging og drift av en fullt ferdig kirke.

Investeringskostnader	Eks. mva	Mva	Ink. mva	Delsummer
Ferdigforhandlede kostn.
Designkonkurranse	250 000	5 000	255 000
Forprosjekt (kontrakter)	535 050	133 763	668 813
Detaljprosjekt (kontrakter)	1 219 550	304 888	1 524 438
Oppmåling/grunundersøkelse	12 960	3 240	16 200	2 464 450
Byggekostnader eks. uteareal
- Felleskostnader (rigg etc)	1 325 000	331 250	1 656 250
- Arkitekt	8 640 000	2 160 000	10 800 000
- RiB	5 200 000	1 300 000	6 500 000
- RiV	2 150 000	537 500	2 687 500
- RiE	1 890 000	472 500	2 362 500	24 006 250
Utendørs anlegg	3 600 700	900 175	4 500 875	4 500 875
Kjellerinnredning/ferdiggjøring
- Heis	350 000	87 500	437 500
- ARK	550 000	137 500	687 500
- RiE	354 000	88 500	442 500
- RiV	75 000	18 750	93 750	1 661 250
Utstyr
Elektronisk orgel	500 000	125 000	625 000
Møbler og utstyr	2 505 600	626 400	3 132 000
Altertavle	600 000	150 000	750 000	4 507 000
Varmepumpe	640 000	160 000	800 000	800 000
Diverse
Uforutsette utgifter/prisstigning	1 500 000	375 000	1 875 000
Byggeledelse	1 000 000	250 000	1 250 000	3 125 000
Totalt	32 897 860	8 166 965	41 065 000	41 065 000

Kirkevergen har søkt å kalkulere også hva det vil koste å utstyre de enkelte rom i kirka, slik at denne investeringen skal kunne gi en fullt ut operativ enhet, men understreker at noen av tallene kan være usikre.

Det er lagt opp til følgende finansiering av prosjektet:

Innsamlede midler	2 000 000
Refundert mva	8 167 000
Salg av kapelanboligen	2 000 000
Lån/kommunal bevilgning	28 898 000
	41 065 000

Låneopptaket som kommunen vil måtte foreta, vil derfor være ca. 29 millioner.

Når det gjelder driftskostnader, er det regnet med følgende budsjett på årsbasis:

Stillinger	588 000
Forsikring	30 000
Energi	126 000
Avgifter (kommunale og vann)	18 000
Renhold	108 000
Sikkerhet/alarm	25 000
Telefon og kontorutgifter (ink. leasing)	50 000
Kapitalkostnader (eks. avdrag) 5 første år	1 155 920
Bruttoutgifter	2 100 920

Det er egnet med hel stilling for driftsleder (tittel ikke avklart) og ½ stilling som kateket knyttet til kirka. Kapitalkostnadene vil være renteutgifter for et serielån på den angitte lånesummen nevnt foran, med 5 års avdragsfrihet.

Det er fra departementets side innført en ordning med rentekompensasjon administrert av Husbanken også for bygging av nye kirker. Det må søkes om slik rentekompensasjon, men dersom en får innvilget en slik ordning, vil en i 20 år få beregnet et årlig refusjonsbeløp tilsvarende rente av den totale kostnad for et operativt bygg inklusiv mva, uansett om en har tatt opp lån eller ikke. Rentefoten fastsettes som gjennomsnitt av den flytende rente gjennom et helt år. Kompensasjonsbeløpet reduseres etter de fem første årene med 1/15 av investeringskostnaden.

Gitt at slik kompensasjon blir innvilget for Enebakk, vil det ha betydelig innvirkning på inntektssiden i driftsbudsjettet:

Bruttoutgifter	2 100 920
Inntekter	200 000
Rentekompensasjon de fem første år	1 888 990
Nettoutgifter første år	11 930

Etter fem år vil kapitalkostnadene øke med kr 1 155 920 pr. år som følge av at avdragene slår inn. Samtidig vil rentekostnadene minke ca kr 46 000 hvert år.

Vurdering:

Prosjekteringsgruppas arbeid er et godt grunnlag for søknad om godkjenning i departementet. Fagkonsulentene synes å ha tatt med de faktorer som er viktige for å få et funksjonelt kirkebygg. Imidlertid er det enkelte punkter som kan forbedres. Disse vil kirkevergen oppsummere i sin innstilling.

Det er fra fellesmøtet mellom to av brukergruppene 19. oktober stilt spørsmål ved om en ikke burde sprenge ut hele den søndre delen av underetasjen på kirkebygget. Den delen av bygget ligger i den mest fjellfylte delen av tomta, og en slik utsprenging ville medføre utsprenging og bortkjøring av ytterligere ca 2500 m³ masse. Ut fra de oppførte enhetsprisene fra landskapsarkitektene vil det dermed medføre en økning i kostnadene på ca 700 000 eks. mva. Kirkevergen vil ikke tilrå dette gjennomført.

Ett viktig moment for å få en kirke som gir den nødvendige funksjonalitet, vil være at hele bygget ferdigstilles samtidig.

Selv om dette er et betydelig løft for Enebakk menighet/Enebakk kirkelige fellesråd/Enebakk kommune, mener kirkevergen at dette er et prosjekt som vil kunne skape økt aktivitet i menigheten og gi et verdifullt bidrag til kulturlivet i kommunen.

Kirkevergens innstilling:

Enebakk menighetsråd tilrår menighetsmøtet i Enebakk menighet å vedta følgende uttalelse:

Enebakk menighet samlet til møte 10. desember 2006 anbefaler det framlagte forprosjektet for kirke på Flateby med følgende merknader:

- Det gjeninnføres en skjermet del av nordvestre del av kirkerommet med egen atkomst fra toppen av trappa fra underetasjen.

- Kortrapp bygges ikke som fast installasjon,

- Lager og kjølerom bytter plass, slik at lageret får atkomst direkte fra kirketorget fra øst, mens kjølerommet får atkomst fra korridoren fra sør.

- Hele kirka ferdigstilles med det samme, slik at flest mulig aktiviteter kan etableres fra starten, og slik at alle grupper opplever kirka som ”sin”.

Enebakk menighetsråds innstilling til menighetsmøtet:

Som kirkevergens innstilling med ett ekstra punkt:

- Låsbar dør mellom de to etasjene.

Menighetsmøtets innstilling til Enebakk kirkelig fellesråd:

Som Enebakk menighetsråds innstilling.

Enebakk kirkelig fellesråds vedtak:

Det utarbeidede forprosjektet for ny kirke på Flateby godkjennes med følgende merknader/endringer:

- Hele kirken ferdigstilles med det samme, slik at flest mulig aktiviteter kan etableres fra starten, og slik at alle grupper opplever kirken som ”sin”.

- Det gjeninnføres en skjermet del av nordvestre del av kirkerommet med egen atkomst fra toppen av trappa fra underetasjen.

- Kortrapp bygges ikke som fast installasjon.

- Lager og kjølerom bytter plass, slik at lageret får atkomst direkte fra kirketorget fra øst, mens kjølerommet får atkomst fra korridoren fra sør.

- Det etableres låsbar dør mellom de to etasjene.

- Kirkekonsulentens kommentarer til utformingen av det liturgiske inventaret tas til følge med unntak av punktet om plassering av døpefonten. Fellesrådet mener at den sentrale plasseringen av døpefonten er så viktig sett ut fra dåpshandlingens betydning at en heller får ha en flyttbar døpefont, slik at den ikke blir stående i veien ved kistebegravelser.

- Lesepulten utformes med heldekkende front.

EKF-SAK 26/06 VALG AV LEDER OG NESTLEDER FOR 2007

Vedlegg:

Sammendrag:

I henhold til ”Regler om formene for menighetsråd/fellesrådets virksomhet” §1, 3. ledd ”..velger kirkelig fellesråd … hvert år blant sine medlemmer, leder og nestleder.”

Bakgrunn:

Saksopplysninger:

Anne Stanger er leder for Enebakk kirkelig fellesråd. Wencke Butenschøn er nestleder.

Vurdering:

Enebakk kirkelig fellesråds vedtak:

Anne Stanger ble gjenvalgt som leder og Wencke Butenschøn som nestleder.

KAU-SAK 03/06

EKF-SAK 27/06 IA-AVTALEN – MÅL OG HANDLINGSPLAN 2006-2009 Arkiv 254

Vedlegg:

Forslag til mål og handlingsplan for Enebakk kirkelig fellesråd 2006-2009

Sammendrag:

Som IA-bedrift må Enebakk kirkelig fellesråd vedta mål og handlingsplaner for perioden 2006-2009.

Bakgrunn:

IA-avtalen forutsetter at arbeidsgiver og de ansatte har et forpliktende samarbeid for et bedre arbeidsmiljø for å nå målene om et mer inkluderende arbeidsliv. Tidligere vedtatte avtale fra januar 2003 må oppdateres.

Saksopplysninger:

NAV forvalter sykelønnsordningen, og krever at alle IA-bedrifter innen 31.12.06 oversender reviderte planer med tre delmål for å redusere sykefraværsutviklingen:

Delmål 1: Reduksjon i sykefraværet med 20%

Delmål 2: Rekruttere personer med redusert funksjonsevne

Delmål 3: Øke den reelle pensjoneringsalder

Kirkevergen har i samarbeid med tillitsvalgte utarbeidet et forslag til mål og handlingsplan for denne arbeidsplassen. Kirkevergen mener i tillegg det er viktig å fokusere på friskvern, og har satt opp et eget delmål for dette.

Vurdering:

Det er greit med mål for å redusere sykefraværet, men det er også grunn til å rette fokus på hva som holder folk friske. I stedet for å ta friskheten som en selvfølge, ønsker kirkevergen å se nærmere på hva som holder ansatte friske, og hva som skal til for å øke arbeidsglede og motivasjon. Kirkevergen ønsker i det videre arbeidet å utfordre KA på dette punktet.

Kirkevergens innstilling:

De framlagte mål og handlingsplaner for Enebakk kirkelig fellesråd for perioden 2006-2009 vedtas.

Kirkelig administrasjonsutvalgs innstilling til Enebakk kirkelig fellesråd:

Som kirkevergens innstilling.

Enebakk kirkelig fellesråds vedtak:

Som kirkevergen og kirkelig administrasjonsutvalgs innstillinger.

EKF-SAK 28/06 GRAVPLASS FOR UTENSOKNSBOENDE Arkiv 551

Vedlegg:

Sammendrag:

Kirkevergen foreslår en midlertidig begrensning i å tillate utensokns kistegravlegging på Mari kirkegård.

Bakgrunn:

Enebakk kirkelig fellesråd har i mange år varslet kommunen om behovet for utvidelse av Mari kirkegård, og midler til utvidelsen ble bevilget fra Enebakk kommunestyre i 2005, til prosjektering og utbygging i 2006/2007. Nye kistegravplasser vil tidligst være klare til bruk i 2008. Per dato er det bare 15 doble kistegravplasser igjen på Mari kirkegård.

Saksopplysninger:

Gravferdslovens § 6 gir avdøde personer med bopel i kommunen rett til fri grav på kirkegård. Kirkelig fellesråd kan i følge samme paragraf gi tillatelse til at også personer uten bopel i kommunen gravlegges på kirkegård i kommunen. Det kan da kreves dekning av kostnadene ved gravferden og avgift som ved feste av grav.

Enebakk kirkelig fellesråd tillater begravelser av utensoknsboende, og har en årlig justering av kostnadene for disse tjenestene. Alle utensoknsboende som begraves her, har på en eller annen måte et forhold til bygda. Statistisk sett er det mellom 5-10 begravelser av utensoknsboende i året, og et tilsvarende antall av bygdas innbyggere som velger begravelse i en annen kommune. Utensoknsboende begraves som oftest i festede graver, og flere har seremonien i sin hjemkommune og bare selve urnenedsettelsen her i Enebakk.

Vurdering:

Det forventes at kirkegården på Mari blir full før utvidelsen er ferdig. Statistisk er det mellom 15 og 25 begravelser på Mari kirkegård i året. Ikke alle disse skal ha en ny dobbeltgrav fordi noen begraves i urnegraver, familiegraver eller i reserverte graver. Men forholdene kan bli slik at de ledige kistegravene blir fulle i løpet av 2007. Dersom det blir fullt på Mari før den nye kirkegården står klar, må innbyggerne i Mari sokn velge mellom urnegrav på Mari eller kistegrav på Enebakk kirkegård.

Kirkevergen mener at det for en periode fram mot ferdigstillelse av ny kirkegård på Mari, ikke gis tillatelse for utensoknsboende å få ny kistegrav på Mari. Unntatt er de som besitter et festet gravsted. Utensoknsboende vil fortsatt kunne få urnegrav på Mari, eventuelt tilbud om en kistegrav på Enebakk kirkegård.

Kirkevergens innstilling:

Enebakk kirkelig fellesråd tillater ikke kistegravlegging på Mari kirkegård for utensoknsboende fra dags dato og inntil den utvidede kirkegården kan tas i bruk. Det gis fortsatt anledning til kistegravlegging av utensoknsboende i festede (reserverte) graver.

Enebakk kirkelig fellesråds vedtak:

Som kirkevergens innstilling.

EKF-SAK 29/06 SØKNAD OM FRITAK Arkiv 460

Vedlegg:

Kopi av brev fra Halvard Waade, datert 13.09.06

Mail med søknad om permisjon fra Liv Brodin

Referat fra møte i Plankomiteen 21.09.06

Sammendrag:

Halvard Waade søker om fritak fra sitt verv i plankomiteen mens Liv Brodin søker om ett års permisjon.

Bakgrunn:

Halvard Waade og Liv Brodin er begge valgt inn i plankomiteen av Enebakk kirkelig fellesråd.

Saksopplysninger:

Plankomiteen fikk endret sitt mandat i april 2006 fra ”å legge til rette for bygging og drift av en kirke på Flateby” til ”å uttale seg om de forslag til utforming og løsninger som arkitekt, prosjekteringsgruppe, brukergruppene og kirkeverge fremmer før forslagene legges fram for behandling i fellesrådet”.

Forprosjektet vil etter dette møtet i fellesrådet sannsynligvis være klart til oversendelse for godkjenning av prost, biskop og kirkedepartement. Etter dette skal prosjektet til godkjenning i kommunale etater. Deretter starter neste fase, detaljprosjekteringen, hvor plankomiteen går over til en byggekomité. Byggekomiteen er gjerne en videreføring av plankomiteen, men med en utvidelse og styrking av byggteknisk kompetanse.

Vurdering:

Kirkevergen anbefaler at søknadene om henholdsvis fritak og permisjon imøtekommes, og anbefaler at plankomiteen videreføres som den er inntil det etableres en egen byggekomite.

Kirkevergens innstilling:

1. Halvard Waades søknad om fritak fra verv i plankomiteen imøtekommes.
2. Liv Brodins søknad om permisjon imøtekommes.
3. Plankomiteen videreføres med de medlemmer som er igjen, inntil det etableres en egen byggekomité.

Enebakk kirkelig fellesråds vedtak:

Som kirkevergens innstilling.

EKF-SAK 30/06 REGNSKAPSRAPPORT OG BUDSJETTJUSTERINGER Arkiv 112

Vedlegg:

Regnskapsrapport fra 05.12.06

Forslag til budsjettjusteringer

Sammendrag:

Vedlagte forslag til budsjettjusteringer viser hvor det er behov for justeringer før budsjettavslutning.

Saksopplysninger:

I tillegg til budsjettjusteringene, er det tre summer som foreslås overført til fond til disposisjon i 2007. Disse posteringene skjer under forutsetning av overskudd i driftsregnskapet.

1. Ole-Jørgen Andersen har vært helt eller delvis sykmeldt fra april. Refusjon av sykepenger anbefales overført til 2007 til delvis inndekning av hans utvidede stilling. Hans arbeid er fra april 2006 dels redusert og dels utført på dugnad.
2. Kirkegårdsarbeideren var sykmeldt også siste kvartal, og det anbefales at restbeløpet på kr 46.000 overføres til fond til bruk i 2007. Denne fondsavsetningen kan benyttes til seks måneders utvidelse av kirkevergestillingen, fra 80 til 100%.

Budsjettjustering under forutsetning av overskudd i driftsregnskapet:

Konto	Ansvar	Tjeneste	Prosjekt	Tekst	Beløp	Begrunnelse	Nr.
1016 (1710)	200	042		Lønn kateket	-35.000	Mindreforbruk pga sykefravær	1.
1550	200	042		Bundet fond (2519922)	35.000	”
1013	200	042		Lønn kirketjener	-46.000	Mindreforbruk pga sykefravær	2.
1550	200	042		Bundet fond (2519922)	46.000	Overføres kirkevergelønn 2007

Kirkevergens innstilling:

1. Regnskapsrapport per 05.12.06 tas til orientering.
2. Budsjettjusteringer utføres i henhold til vedlagte skjema.
3. Øvrig budsjettjustering som nevnt over utføres under forutsetning av overskudd 2006.

Enebakk kirkelig fellesråds vedtak:

Som kirkevergens innstilling.

Budsjettjusteringsskjema

EKF-sak 30/06

Konto	Ansvar	Tjeneste	Prosjekt	Tekst	Beløp	Begrunnelse	Nr.
1020	100	041	621	Lønn vikar	46.000	Forprosjekt kirke. Lønn saksbehandler	1.
1099	100	041	621	Arb.g.avgift	6.000	”
1950	100	041	621	Bruk av bundne fond	-52.000	”
				Bruk av fond (2519903) Innsamlede midler ”Kirke på Flateby”	52.000	”
1190	100	041		Husleie	12.000	Ukentlig renhold av Mari kapell	2.
1260	100	041		Utgifter til leievask	-12.000	Mindreforbruk
Overføring til investeringsregnskapet:
1570	200	042	632		9.355,20	Mva minnelund	3.
0970	300	043	632		9.355,20	Mva minnelund
1770	200	042
Investeringsregnskap
0272	200	042		Div. andre konsulent-tjenester	550.000	Forprosjekt kirke på Flateby
0770	200	042		Refusjon fra andre	-550.000	”	4.

1. Lønn til Per Kongsnes for behandling av saker vedrørende forprosjekt ”Kirke på Flateby”.
2. Det er inngått en avtale med Stiftelsen Mari menighetssenter om betaling for renhold av Mari kapell.
3. Merverdiavgiftskompensasjon for prosjektet ”Minnelund” overføres fra drifts- til investeringsregnskapet.
4. Refusjon fra Enebakk menighetsråd og Kirkeringen – innsamlede midler.

EKF-SAK 31/06 BUDSJETTJUSTERINGER 2007 Arkiv 112

Vedlegg:

Forslag til budsjettjusteringer 2007

Sammendrag:

Vedlagte forslag til budsjettjusteringer er en følge av økt kommunal bevilgning samt avsatte midler fra 2006 (under forutsetning av overskudd i driftsregnskapet).

Saksopplysninger:

Enebakk kommunestyre imøtekommet Enebakk kirkelig fellesråds anmodning om styrking av budsjettet for to saker, kirkegårdsarbeider og menighetsarbeider.

1. Det ansettes en kirkegårdsarbeider i 50% stilling fra 01.01.07 med midler dels gjennom økt ramme fra kommunen, kr 60.000, og dels gjennom egenfinansiering i henhold til EKF-sak 16/06.
2. Enebakk kommunestyre har bevilget kr 100.000 i 2007 til finansiering av menighetsarbeiderstilling fra 01.08.07 ”under forutsetning av (sitat fra kommunestyrevedtak) fortsatt spleiselag med 1/3 hver kommune, menighet og bispedømme”.

Begge tilskuddene er videreført i kommunens økonomiplan med kr 210.000 per år fra 2008.

Vurderinger:

Kirkegårdsarbeiderstillingen vil bli behandlet i Kirkelig administrasjonsutvalg med sikte på en snarlig tiltredelse. Menighetsarbeiderstillingen vil det bli brukt litt lenger tid på både fordi tiltredelse er 01.08.07, og fordi overføringen fra kommunen avhenger av et samarbeid med menighetsråd og bispedømmeråd. Enebakk menighetsråd har tidligere fått forespørsel om å etablere en givertjeneste hvor de forplikter seg med et fast årlig beløp. Kirkevergen har foreløpig ikke fått svar på denne henvendelsen, men hun er kjent med at det arbeides med en videreføring og utvidelse av den allerede etablerte givertjenesten i menigheten. Kirkevergen vil med det første sende en anmodning til bispedømmerådet om medvirkning til finansiering. Målet er at alle formaliteter skal være på plass slik at stillingen kan lyses ut i mars 2007.

Når det gjelder øvrige budsjettjusteringer, avhenger disse av vedtak i EKF-sak 30/06 samt overskudd i driftsregnskapet i 2006.

Enebakk kommunestyre har bevilget inntil kr 300.000 til reparasjon av strøminntakstavle og varmekabler i Enebakk kirkes sakristi.

Kirkevergens innstilling:

4. Budsjettjusteringer som følge av økt kommunal ramme vedtas.
5. Øvrig budsjettjusteringer vedtas under forutsetning av vedtak i EKF-sak 30/06 samt overskudd i 2006.

Enebakk kirkelig fellesråds vedtak:

Som kirkevergens innstilling.

EKF-SAK 32/06 UTVIDELSE AV MARI KIRKEGÅRD – FORPROSJEKT Arkiv 560

Vedlegg:

Kirkegårdskonsulent Helge Klingbergs uttalelse, datert 15.11.06

Korrigerte tegninger legges fram på møtet

Sammendrag:

Etter drøftinger med golfklubben og kirkegårdskonsulenten, legges det fram endringer til allerede framlagt forprosjekt (EKF-sak 21/06).

Bakgrunn:

Det vises til EKF-sak 21/06.

Saksopplysninger:

Gjennom møter med Østmarka golfklubb, kommunen, arkitektene og kirkevergen er det klargjort at kommunen påtar seg økonomiske ekstraomkostninger ved at utvidelsen av kirkegården vil skje over to byggetrinn. For å få et tilstrekkelig antall kistegraver for de første årene, er det forslag om å utvide kirkegården noe i vestlig retning. Noen ytterligere utvidelse i vestlig retning er ikke aktuelt pga terrengmessige vanskeligheter. Etter golfklubbens utsagn vil et nytt hull 6 kunne stå klar sommeren 2008. Ettersom det etableres bare ca 80 kistegravplasser i første byggetrinn, forutsettes det at videre utvidelse av kirkegården skjer i 2008/2009.

Når det gjelder driftsbygningen var det et eget møte med kirkegårdskonsulenten, arkitektene, Arnt Waaler og kirkevergen den 6. desember. I møtet ble ulike løsningsforslag drøftet ut fra innspill fra kirkegårdskonsulenten og rådmannen. I det følgende vil innspillene punktvis bli kommentert.

Byggets beliggenhet:

Byggets utforming er preget av den beliggenheten som er valgt. Annet areal for oppføring av driftsbygningen er vurdert, men ikke funnet. Valgt tomt utnytter et areal som ikke kan benyttes til gravplasser eller parkeringsplass. I tillegg har barnehagen på Mari menighetssenter tidligere framsatt et ønske om redusert innsyn direkte til kirkegården, og en driftsbygning i mellom vil imøtekomme dette ønsket. Det vil bli tatt kontakt med Stiftelsen Mari menighetssenter med forslag om et makeskifte, slik at driftsbygningen kan trekkes to meter mot øst (inn på stiftelsens areal), mot at barnehagen får beholde sitt uteareal med alle lekeapparatene (dette ligger delvis inne på arealet som er regulert til kirkegård).

Byggets størrelse:

Innvendig areal er vurdert på nytt etter innkomne uttalelser. Personaldelen er etter forslaget kompakt, men tilfredsstiller kravene i arbeidsmiljøloven. Den kan derfor vanskelig reduseres. Mellomgangen er tegnet for å skille byggets to funksjoner, og dersom mellomgangen fjernes, må den eventuelt erstattes med vindfang. Det vil bli lagt opp til vannuttak og sluk i mellomgangen, slik at støvler m.m. kan spyles. Verksteddelen og lageret er delt i to for å kunne ha en relativt liten verksteddel. Denne er planlagt med oppvarming, mens lageret er tegnet uten varme. I lagerdelen er det tatt hensyn til at alt utstyr som i dag lagres ute, heretter skal lagres inne. Det er også planlagt at en driftsbygning/garasje som er planlagt oppført ved Enebakk kirkegård skal bygges tilsvarende mindre, slik at bygningsmassen til sammen ikke har dobbeltfunksjoner.

Driftsbygningen er stor i forhold til kirken og kapellet, men kirken ble bygget for det antall innbyggere for snart 250 år siden, mens driftsbygningens størrelse er i forhold til dagens innbyggertall, dagens maskiner og utstyr samt kirkegårdens størrelse.

Takkonstruksjonen:

Saltak er vurdert i henhold til innspill med en slags ”terrassering” av taket på grunn av det skrånende terrenget. Med en slik løsning faller intensjonen om å få et bygg så diskret som mulig inn i eksisterende bygningsmasse. Nordsiden av bygget vil få et svært markant og dominerende utseende fra kirkebakken, og dette vil bli ytterligere forsterket dersom driftsbygningen skal få den samme spisse takvinkel som de øvrige byggene på området. Den særegne arkitekturen er valgt for å gi driftsbygningen en underordnet funksjon i landskapet. Sedum på taket vil gi en svært diskret framtoning, ettersom landskapet rundt, både kirkegården og golfbanen, har grasdekke. Taket vurderes ikke som flatt ettersom det er skrånende etter terrenget, og vil få en naturlig avrenning etter hellingen. Det tas hensyn til lokale snømengder vedrørende takkonstruksjonen.

Utvendig kledning:

Den øvre delen vil bli kledd med panel, med en farge som også går inn i landskapet. Driftsdelen vil bli i pusset mur.

Vinduer:

Vinduene i den nordre delen får en ny utforming og plassering. Vinduene tilpasses vinduene på Mari menighetssenter, og forslaget legges fram på møtet. Det vil også bli gjort endringer i plassering av øvrige vinduer, men disse vil i stor grad beholde sitt opprinnelige utseende.

Vurdering:

Forprosjektet er omarbeidet og justert gjennom møter med golfklubben, kirkegårdskonsulenten og arkitektene. Innspillene har ikke vært likelydende, og dermed er ikke alle forhold imøtekommet. Totalløsningen som nå legges fram presenteres som følge av helhetlige vurderinger, hvor både eksisterende bygningsmasse, landskapet, behov og praktiske forhold er ivaretatt på en måte som kirkevergen kan forsvare.

Kirkevergens innstilling:

1. Kirkegårdsutvidelsen skjer over to etapper, hvor første trinn igangsettes 1. halvår 2007 og neste etappe i 2008/2009.
2. Det framlagte forprosjektet oversendes bispedømmerådet for godkjenning. Byggesøknad sendes Enebakk kommune.
3. Kirkevergen får fullmakt til å inngå forhandlinger med tanke på et makeskifte med Stiftelsen Mari menighetssenter, slik at barnehagen kan beholde sitt uteareal med lekeapparater mot at driftsbygningen kan trekkes lenger mot øst.
4. Det utvidede arealet på Mari kirkegård omtales i det videre arbeid som gravlund, slik at det ikke er tvil om at kirkegården/gravlunden er for alle, uansett trossamfunn.

I møte med Østmarka golfklubb den 29. november 2006 ble det gitt uttalelser fra golfklubbens representanter som kirkevergen oppfattet som at hull 6 var flyttet så langt vestover at kirkegårdsprosjektets disposisjon av arealet kunne beholdes, dog med avgrensning i begge sydlige hjørner. Rådmannen presenterte imidlertid i møte den 12. desember et kart som var innlevert av golfklubben Dette kartet viste at kirkegårdens sørvestlige grense ikke kan beholdes uten store konsekvenser for golfklubbens drift. Dette begrunnes skriftlig i e-post fra golfklubben til rådmannen 7. desember. Dessverre er ikke e-posten oversendt kirkevergen før 13. desember.

Kirkevergen fremmer med begrunnelse i ovenstående følgende reviderte innstilling til fellesrådet:

Enebakk kirkelig fellesråd har utarbeidet et forprosjekt i henhold til det areal som Enebakk kommunestyre regulerte til kirkegårdsutvidelse i 1981. Den 30. oktober 2006 ble kirkevergen første gang orientert om at kirkegårdsutvidelsen ville medføre store problemer for Østmarka golfklubb. Det ble enighet om å se på alternative løsninger for begge parter, og at Enebakk kommune påtok seg ansvaret for de ekstraomkostninger som et endret forprosjekt og en kirkegårdutvidelse i flere etapper ville medføre.

Enebakk kirkelig fellesråd har vurdert, men ikke funnet mulig, en alternativ utvidelse i vestlig retning. Golfklubben på sin side har sett på en kort- og en langsiktig løsning med å flytte hull 6. Hull 6 vil bli flyttet noe, men ikke langt nok til at kirkegårdsutvidelsen kan skje som opprinnelig planlagt. Golfklubben har antydet at det på sikt kan være aktuelt med en utvidelse på et nytt areal, men at dette på grunn av store økonomiske utlegg er umulig på nåværende tidspunkt.

Det er ved et relativt sterkt press fra kommunens administrative leder at Enebakk kirkelig fellesråd under tvil velger å gå inn på en løsning som reduserer det arealet som er regulert til kirkegård. Fellesrådet kan ikke selv avgjøre en endring i det regulerte arealet. Endelig avgjørelse må skje ved godkjenning i Enebakk kommunestyre. Kommunestyret må også varsles og godkjenne at utvidelsen av kirkegården blir redusert med 100-150 kistegravplasser og får en varighet på rundt 20 i stedet for 30 år. Rådmannen har fremmet ønske om at kirkegården avsluttes med en steinmur i søndre del som en økt sikkerhetssone og et skille mellom kirkegård og golfbane.

Enebakk kirkelig fellesråd anmoder Enebakk kommunestyre om å båndlegge mer areal til framtidig kirkegårdsutvidelse for å erstatte det tapet av kirkegårdsplasser denne endringen vil medføre. Fellesrådet ønsker en vurdering av framtidig kirkegårdsutvidelse i sørvestlig retning, men anmoder kommunen om å avvente regulering av arealet, fordi mye kan endres underveis. Dersom frekvensen av urnegravlegging får en betydelig økning, vil det redusere behovet for å ta ytterligere areal i bruk. Det er også viktig at grunneier i samråd med leietaker, for eksempel ved en fornying av leiekontrakten, vurderer behovet for økt kirkegårdsareal opp mot en videreutvikling av golfbanen. Golfklubben antydet selv i møte den 29. november 2006 at en utvidelse vestover til erstatning for eksisterende hull 6 kan forbedre golfbanen.

Det er rimelig at fellesrådet varsler kommunen og grunneier om arealbehovet minimum fem år før utbygging.

Kirkevergens reviderte innstilling til Enebakk kirkelig fellesråd:

1. Kirkegårdsutvidelsen skjer over to etapper, hvor første byggetrinn igangsettes 1. halvår 2007 og neste byggetrinn 1. halvår 2009.
2. Det aksepteres at kirkegårdsarealet inntil videre reduseres i sørvestre del, og innskrenker utvidelsen med inntil 100-150 kistegravplasser. Dette fordrer godkjenning i Enebakk kommunestyre.
3. Enebakk kirkelig fellesråd ønsker å se nærmere på en ytterligere framtidig kirkegårdsutvidelse i sørvestlig retning. Dette forholdet vurderes seinest fem år før det er behov for neste kirkegårdsutvidelse. Det forutsettes at grunneier og Østmarka golfklubb tar med dette innspillet ved framtidig planarbeid.
4. Kirkegården avsluttes med en steinmur i sørvestlig del. Det forutsettes at det monteres et sikkerhetsnett i vestlig retning, inne på golfbanens område.
5. Det framlagte forprosjektet for byggetrinn 1, skisse over byggetrinn 2 samt tegninger av ny driftsbygning oversendes bispedømmerådet for godkjenning. Byggesøknad sendes Enebakk kommune.
6. Kirkevergen får fullmakt til å inngå forhandlinger med tanke på et makeskifte med Stiftelsen Mari menighetssenter, slik at barnehagen kan beholde sitt uteareal med lekeapparater mot at driftsbygningen kan trekkes lenger mot øst.
7. Det utvidede arealet på Mari kirkegård omtales i det videre arbeid som gravlund, slik at det ikke er tvil om at kirkegården/gravlunden er for alle, uansett trossamfunn.

Enebakk kirkelig fellesråds vedtak:

Som kirkevergens reviderte innstilling.